Het is één van de meest gestelde vragen: ‘Femke, kun je mij een goed boekhoudprogramma adviseren?’ Ja, dat kan ik wel. Maar tegelijkertijd is die vraag net zo lastig te beantwoorden als de vraag ‘Wat is een goede auto?’. Want jeetje, zoveel ondernemers zoveel wensen. Zoveel bedrijven zoveel eisen. Dus ik dacht, ik schrijf er een artikel over. Waarin ik én heel concreet goede programma’s adviseer én je een paar vragen terugstel en je tussen de regels door voorzie van mijn persoonlijke, subjectieve mening over boekhouden en boekhouders!
Wat is boekhouden?
Boekhouden is het verwerken van financiële feiten. Verwar boekhouden niet met administreren. Administreren is veel breder dan boekhouden. Administreren gaat over de urenregistratie, de kilometerregistratie, het archiveren van contracten én het verwerken van de financiële feiten. Boekhouden is dus onderdeel van administreren.
Financiële feiten zijn gebeurtenissen die leiden tot omzet, kosten, schulden en bezittingen. Denk aan het versturen van een verkoopfactuur. Dat is een financieel feit, want het gevolg is dat je omzet hebt en een debiteur (klant die de rekening nog moet betalen). Andere financiële feiten zijn: Het ontvangen van een inkoopfactuur, bankafschrift, de kasadministratie en de loonadministratie. Een goede boekhouding gaat veel verder dan het verwerken van feiten, een goede boekhouding geeft de ondernemer waardevolle financiële informatie en maakt het leven van een ondernemer makkelijker!
Stoffig boekhouden versus Modern boekhouden
Boekhouden heeft de naam stoffig te zijn. En dat was het natuurlijk ook altijd wel een beetje. Net zoals veel (heus niet alle) boekhouders en accountants trouwens. Maar de afgelopen jaren heeft boekhouden echt een vernieuwingsslag doorgemaakt. De recente technologische vooruitgang maakt het leven van een ondernemer zoveel makkelijker! Helaas hebben sommige boekhouders deze vernieuwingsslag (voor alsnog) gemist. En de kans is aanwezig dat jij nog samenwerkt met een stoffige boekhouder met dito stoffig systeem. Dat kost tijd, geld en energie! En dat kan anders! Geldt dat ook voor jou? Lees dan vooral door.
Het ‘over de schutting’ model
Een veel gebruikt boekhoudmodel is het ‘over de schutting’ model. Jij brengt eens per kwartaal een map (kan ook digitaal zijn) of schoenendoos naar de boekhouder. De boekhouder verwerkt alle financiële feiten in zijn boekhoudprogramma. Hij stuurt je een mailtje waarin staat hoeveel btw je moet betalen, en vele maanden nadat het jaar is afgelopen (soms wel meer dan een jaar nadat het jaar is afgelopen) zie je voor het eerst de cijfers zoals omzet en kosten. Daar heb je dan dus niets meer aan. Die cijfers zijn bejaard.
Online boekhouden = Leuk boekhouden!
Er is volgens mijn bescheiden mening maar één manier om heden ten dage je boekhouding te voeren, en dat is online. In the cloud dus. Online boekhouden is goedkoper, makkelijker, leuker; maar daarnaast ook beter, sneller en goedkoper!
Ik noem een paar -grote- voordelen van online boekhouden:
- Dankzij een handige app hoef je bonnen alleen maar te fotograferen – ze staan dan in het boekhoudprogramma klaar voor de boekhouder om te verwerken.
- Dankzij AI en de digitalisering worden sommige facturen direct door het boekhoudprogramma verwerkt. Er komt niet eens een boekhouder aan te pas!
- Je mailt digitaal ontvangen facturen naar je boekhoudprogramma. Je bespaart dus veel tijd en ellende.
- Bankafschriften worden (soms automatisch en soms met een MT940 bestand) dagelijks ge-upload in je boekhoudprogramma. Je hebt dus altijd zicht op de laatste stand van zaken.
- Je hoeft geen papieren administratie bij te houden. Je mag bonnetjes gewoon weggooien (nadat je ze goed hebt gescand).
- Je maakt facturen ín het boekhoudprogramma. Dat bespaart overtypen en daarmee tijd en geld.
- Jij en de boekhouder kunnen optimaal samenwerken. Je kunt helemaal zelf bedenken wat jij wilt doen en wat je wilt wat de boekhouder doet. Jullie werken in hetzelfde systeem.
- Als je het goed doet, heb je iedere dag (en niet pas vele maanden na afloop van het jaar) inzicht in de cijfers.
- Je kunt dus altijd zien: Hoeveel omzet je al hebt gemaakt. En of je kosten niet te hoog zijn. En welke klanten de factuur nog niet hebben betaald. Hoe het met de marges staat. Etc. Etc.
- Je kunt met een druk op de knop een herinnering sturen.
- Etc.
Welke programma’s bieden die moderne mogelijkheden?
De moderne boekhoudprogramma’s schieten als paddenstoelen uit de grond. Ik noem er een paar, maar ik ben echt niet volledig:
MoneyBird, MoneyMonk en Yuki
Moneybird is een heel leuk, praktisch en toegankelijk boekhoudprogramma. Het wijst zich vanzelf, dus wanneer jij zorgt dat je de facturen er dagelijks of wekelijks in zet, heb je altijd up-to-date informatie. In Moneybird kun je ook je uren registeren en Moneybird heeft eigen bankrekeningen. Je kunt voldoende rekeningen aanmaken om met Profit First te werken! Moneybird is er voor de kleine zzp’ers vanaf een gratis versie, maar de meeste ondernemers hebben iets meer functionaliteiten nodig. Je betaalt een vaste prijs per maand.
MoneyMonk richt zich specifiek op de dienstverlendende ZZP’er. Ze hebben alles van boekhouding tot uren- en kilometerregistratie geintegreerd in een all-in pakket.
Yuki werkt met scan en herken software. De software herkent bonnen (soms) en als dat niet zo is zit er een team wat achter de schermen je bonnen verwerkt. Als jij de bonnen dagelijks upload, heb je altijd up-to-date informatie. Yuki werkt alleen met yuki adviseurs.
Acumulus
Acumulus wil ik ook even noemen. Het is als programma minder hip en gebruikersvriendelijk dan de eerder genoemde programma’s, maar het is wel een programma waarmee veel zzp’ers de volledige boekhouding tot en met de IB-aangifte zelf kunnen doen. Acumulus is daarnaast met € 9,95 per maand ook het goedkoopst.
Twinfield, Exact-online, E-boekhouden
De hierboven door mij genoemde programma’s zijn allemaal gericht op de zzp’er. Wil je meer mogelijkheden? Wil je bijvoorbeeld gaan werken met een voorraadadministratie, projectadministratie of dergelijken? Dan heb je wellicht een uitgebreider programma nodig als Twinfield, Exact-online of E-boekhouden. Deze programma’s zijn over het algemeen een stuk minder What You See Is What You Get dan de eerder genoemde programma’s. Je hebt vaak wel enige boekhoudkennis en/of een boekhouder nodig.
Heb ik nog wel een boekhouder nodig?
Wanneer je met een modern boekhoudprogramma gaat werken, zul je merken dat het zich al snel vanzelf wijst. 80 Tot 90% van de boekhouding kun je helemaal zelf doen. Alleen bij het daadwerkelijk opmaken van de jaarcijfers zul je merken dat enige theoretische boekhoudkennis (het maken van journaalposten zoals afschrijvingen, eindejaarsboekingen etc.) handig is. Je kunt daarvoor een boekhouder in de arm nemen. Die controleert je boekhouding, stelt de jaarcijfers op en doet de aangifte inkomstenbelasting (eenmanszaak, vof of maatschap) of vennootschapsbelasting (bv), maar belangrijker, doordat het grootste deel van de boekhouding volledig geautomatiseerd verloopt, heeft je boekhouder tijd over om jou te helpen meer winst te maken en minder stress over geld te hebben. Wil je dat ik je in contact breng met een door mij opgeleide winstadviseur? Kijk dan hier.
Wat doe ik met mijn huidige boekhouder?
Kom je nu tot de ontdekking dat jij met het ‘over de schutting’ model werkt, en dat dat je veel te veel tijd, energie en geld kost én dat je absoluut geen inzicht hebt in cijfers? Dan kan ik me voorstellen dat je dat anders wilt. Er zijn een aantal situaties denkbaar:
Je boekhouder werkt met een stoffig systeem
Werkt jouw boekhouder met een pakketje waar alleen hij bij kan? En zegt hij, wanneer jij de wens uitspreekt om zelf de facturen het systeem in de schieten, ‘Nee joh, laat mij dat voor je doen, daar hoef jij je niet druk om te maken’. Dan is mijn advies: Afscheid nemen van die hap. Van Martijn Aslander leerde ik ooit: Het ontkennen van technologische vooruitgang is gewoon niet zo handig. Een boekhouder die de technologische vooruitgang ontkent, heeft over 5 jaar geen werk meer. Via dit formulier help ik je graag aan een door mij opgeleide en moderne profit first professional!
Je boekhouder werkt al ‘in the cloud’ of is voornemens dat snel (dit jaar!) te gaan doen
Mooi. Ben je ook tevreden met hem/haar? Begrijp je hem/haar? Is hij/zij redelijk snel? Check voor jezelf of je boekhouder je voldoende waarde biedt op onderstaande onderwerpen:
– Hoe vaak wordt de administratie (facturen en bank) bijgewerkt? Mijn advies: Wekelijks of minimaal maandelijks
– Wie verwerkt de facturen achter de schermen? (De keuze is afhankelijk van het systeem, jouw boekhoudkennis en het kostenplaatje)
– Wie doet de BTW-aangifte? (Het is mij om het even. Soms is het een tikje goedkoper als je het zelf doet)
– Kijkt je adviseur met jou naar de toekomst? Helpt hij je meer winst te maken?
– Heb jij voldoende inzicht in de financiele situatie van je bedrijf zodat je de juiste keuzes kunt maken?
Ben je na bovenstaand checklijstje nog steeds super happy? Tof! Anders denk ik graag met je mee.