Wekelijks krijg ik vragen over welke kosten nu wél, en welke níet aftrekbaar zijn. Hoe zit het bijvoorbeeld met opleidingskosten? Kantoor aan huis? De auto? Een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Een lunch met een klant? En is dat anders dan een lunch tijdens een training? (ja). Sommige vragen kan ik eenvoudig beantwoorden; ze bevinden zich in het rode of groene gebied. Sommige vragen zijn al wat complexer. Ze bevinden zich in het oranje of gele gebied. Op sommige vragen heb ik geen keihard antwoord. Ze bevinden zich in het grijze gebied.
In dit artikel geef ik zo goed mogelijk inzicht in welke kosten je nu wel en niet af kunt trekken.
De basis: Waarom trekken we kosten af? En waarom is aftrekbaarheid überhaupt een issue?
Kosten wil je aftrekken omdat je daarmee de winst verlaagt. Omzet minus kosten is winst. Hoe minder winst je maakt, hoe minder belasting (inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting) je betaalt. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat je zoveel mogelijk kosten moet maken. Je moet natuurlijk wel echt het geld hebben om de uitgaven te kunnen doen. Maar áls je zakelijke kosten maakt, zorg dan dat ze in je boekhouding terecht komen. Je doet jezelf en je onderneming te kort wanneer je vergeet kosten op te voeren. Het belang van de fiscus is nu ook direct duidelijk: De fiscus wil zoveel mogelijk belasting ontvangen, dus de fiscus wil dat jij zoveel mogelijk winst maakt. Je mag daarom niet zómaar alles opvoeren als bedrijfskosten.
De hoofdregel: Zakelijke kosten zijn aftrekbaar
De hoofdregel is heel eenvoudig. Kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming zijn aftrekbaar. Dat is hoe de belastingdienst het omschrijft. De belastingdienst geeft zelfs een (verre van complete) opsomming van zakelijke kosten: huur van de bedrijfsruimte, verzekeringen en briefpapier zijn aftrekbaar. Op basis van deze hoofdregel kun je zelf veel conclusies trekken: marketing, je website, zakelijke cursussen, vakliteratuur, de boekhouder, je virtual assistant of online business manager, allemaal zakelijke (en dus aftrekbare) kosten. Maar de eerste vragen ontstaan ook meteen. Want hoe zit het dan met kosten die je zakelijk maakt, maar waar je ook privé een voordeel bij hebt? We komen in het oranje gebied. De gedeeltelijk aftrekbare kosten.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Sommige kosten hebben naast een zakelijk voordeel, ook een privé voordeel. De belastingdienst noemt dit de ‘gemengde kosten’. Van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Gebruik je de telefoon zowel zakelijk als privé? Dan mag je alleen het deel aftrekken wat je zakelijk gebruikt. Hier onstaat direct de vraag; hoe bepaal je dat dan? En hoe voer je dat praktisch uit? En daar zijn geen eenduidige antwoorden op te geven. Het enige juiste antwoord is: Zorg dat je jouw keuze kunt uitleggen. In juridische termen: Je moet een verdedigbaar standpunt hebben. Dan is het alsnog mogelijk dat de fiscus het met je oneens is en dat je een correctie krijgt opgelegd, maar je loopt dan beduidend minder kans op een boete. Ik voer al mijn telefoonkosten zakelijk op. Ook al voer ik wel eens privé een telefoontje. Mijn verdedigbare standpunt: Ik gebruik mijn telefoon de hele dag zakelijk. Het incidentele privé-telefoontje is verwaarloosbaar. Thuis hebben we een vaste lijn voor het privé-gebruik.
Ik noem nog een aantal specifieke gemengde kosten:
– Auto:
Ook bij de auto is er over het algemeen een privé deel en een zakelijk deel. Voor het gemengde gebruik van de auto heeft de fiscus heel veel aanvullende regels beschreven.
– Lunch en andere representatiekosten:
Als je zakelijk gaat lunchen, dan is de fiscus van mening dat je daar ook je privé-trek mee stilt. De lunch heeft dus naast een zakelijk ook een privé karakter. Om onduidelijkheden te voorkomen heeft de fiscus zelfs bepaald hoe groot die privé-trek dan wel niet was: 20% (dat was tot en met 31 december 2016 26,5%). Met andere woorden; slechts 80% van zakelijke lunches en andere representatiekosten is aftrekbaar. Ben je trainer en krijgen je cursisten een lunch tijdens de training? Dan voer je die lunch wél gewoon op als zakelijke kosten. Voor jou heeft die lunch dan een 100% zakelijk karakter. Je kunt je cursisten tenslotte niet laten verhongeren.
Niet aftrekbare kosten
Als het persoonlijke voordeel overheerst, zijn de kosten niet aftrekbaar. De fiscus geeft aan dat het behalen van je rijbewijs, het bezoeken van een pedicure en de zorgverzekering niet aftrekbaar zijn. Ook kleding is niet aftrekbaar. Kleding is alleen aftrekbaar wanneer je deze privé echt niet kunt dragen en wanneer het bedrijfslogo er op staat. De werkkleding van een automonteur zou ik opvoeren als zakelijke kosten. Verkeersboetes zijn trouwens ook niet aftrekbaar. Ook niet als je op weg was naar een zakelijke afspraak en óók niet als je te hard hebt gereden zodat je op tijd op je zakelijke afspraak kon zijn 😉
Gespreid aftrekbare kosten
Sommige kosten zijn wel zakelijk, maar je mag ze niet in één jaar opvoeren in de kosten. Wanneer je kosten opvoert in je boekhouding, verlaag je de winst waardoor de fiscus minder belastinggelden ontvangt. De fiscus is van mening dat wanneer je een bedrijfsmiddel aanschaft wat meerdere jaren mee gaat (een auto, een computer, een machine) dat je de kosten daarvan dan ook netjes moet verdelen over die jaren. De fiscus ontvangt dan ieder jaar een béétje minder inkomsten in plaats van dat ze ineens de hele aftrekpost voor haar kiezen krijgt. Het verspreiden van kosten over meerdere jaren heet ‘afschrijven’. De hoofdregel is dat je investeringen in een bedrijfsmiddel wat langer dan één jaar mee gaat en in aanschaf meer dan € 450,- excl. btw kost, over vijf jaar moet afschrijven. Schaf je een computer aan voor € 1.000,-? Dan neem je gedurende vijf jaar ieder jaar € 200,- mee in de kosten.
Uitzonderingen
Er zijn altijd uitzonderingen op de regel. Zo mag een starter de investeringen die hij in de start (de eerste drie jaar) van zijn onderneming doet willekeurig afschrijven. Willekeurig betekent ‘wanneer je maar wilt’. Dat is heel handig, want wanneer je in het eerste jaar bijna geen winst maakte, hoef je toch al geen belasting te betalen. Dan is het zonde om je computer af te schrijven. Je kunt de investering beter nog een tijdje op de balans laten staan, en hem het tweede of het derde jaar (wanneer je flinke winsten maakt) ineens afschrijven. Dan maak je optimaal gebruik van je belastingvoordelen.
Grijs gebied
Tot slot is er het grote grijze gebied. Dat deel wat nergens staat opgeschreven. We moeten proberen om te ontdekken wat de fiscus er van vindt. Laatst zat ik te lunchen met een collega-ondernemer en hij vertelde het prachtige verhaal van zijn klant die een motorjacht had aangeschaft op de zaak. De aanschaf bracht gigantische fiscale voordelen met zich mee, van vele tienduizenden euro’s per jaar. Zijn motivatie was dat hij klanten mee uit lunchen nam op zijn jacht. De fiscus heeft het verhaal met één veeg van tafel geschoven en het bedrijf in kwestie moest alle genoten voordelen terugbetalen en keek zijn faillissement in de ogen. Kunnen we dan concluderen dat je nooit een schip op de zaak kunt zetten? Nee, uiteraard niet. Heb je een zeillschool, dan heb je waarschijnlijk zelfs meerdere boten op de zaak! Wanneer je je begeeft in het grijze gebied, dan is de hoofdvraag: Is het zakelijk karakter verdedigbaar? Daar is niet altijd een zwart/wit antwoord op te geven.